Ça y est, vous avez obtenu une réponse positive de la part d’un des paliers de financement public, ou encore, vous avez obtenu une diffusion à cachet garanti de votre prochaine œuvre! Vous avez enfin les fonds nécessaires pour entamer votre projet artistique. Qui dit argent, dit gestion financière! La présente section survole les concepts de budgétisation et de comptabilité, pour vous aider à démystifier le tout. De prime abord, vous pouvez avoir l’impression que le monde de la comptabilité est un vaste flou. Mais comme dit l’adage, c’est en forgeant que l’on devient forgeron. Cela vaut également pour la comptabilité, plus vous vous exercerez, plus vous deviendrez habile et à l’aise avec les chiffres.
Dans un premier temps, vous devrez élaborer un budget regroupant les revenus et les dépenses. Il s’agit d’un exercice de planification indispensable et il doit être effectué avec une approche rigoureuse et réaliste. Au tout début d’un projet, il est impératif de faire un budget prévisionnel qui reflétera vos besoins essentiels. N’oubliez pas qu’un budget, ce n’est pas que des chiffres, ça reflète les priorités de votre projet!
Au fur et à mesure que les revenus se confirment, notamment l’obtention de bourses ou de subventions, le budget devra être révisé, puisque vous avez maintenant une meilleure idée de vos moyens. Si la version prévisionnelle que vous avez présentée aux subventionneurs est souvent un idéal, celle que vous révisez doit être complètement ancré dans la réalité. En ce sens, si les revenus sont inférieurs aux dépenses, sélectionnez les dépenses à diminuer au lieu d’ajouter des revenus incertains. C’est la base de l’équilibre budgétaire, un des critères d’évaluation des Conseils des arts.
Pendant la phase de réalisation du projet, vous devez effectuer un contrôle afin d’assurer la saine gestion des finances. Comparez les dépenses réelles avec les dépenses révisées pour garder le cap sur l’équilibre budgétaire. Par exemple, si plus d’heures de répétition ont été nécessaires, pensez à réduire une autre dépense, comme les frais de décor ou de costumes. Il est important de faire un suivi régulier des dépenses effectuées et engagées, et de modifier le budget autant de fois que nécessaire.
En somme, le budget doit teinter toutes les décisions d’ordre artistique, qui touchent autant les ressources humaines que matérielles, et ce, à toutes les étapes de production.
Exemple d’une charte et d’un budget
Pour définir les postes budgétaires, vous pouvez vous inspirer des formulaires de demande de subvention des différents Conseils des arts. Choisissez le programme adapté à votre réalité.
- Les colonnes Prévu, Révisé et Réel vous permettent de suivre l’évolution de votre budget dans le temps.
- Les comptes de votre charte se retrouvent également dans votre budget.
- Choisissez les comptes à ajouter selon votre réalité.
- Laissez de l’espace entre les numéros pour ajouter des comptes en cours de route.
- Utilisez des formules pour calculer des sommes dans Excel.
Pour aller plus loin consultez le document Notions de base de la gestion financière par Johanne Trubide
