Les bases à connaître
La comptabilité est un système d’information qui sert à traduire toutes les opérations financières menées par une entreprise. C’est un langage qui peut être difficile à assimiler aux premiers abords. Nous tenterons donc de définir quelques concepts clés dans cette section.
La comptabilité sert notamment à tenir à jour le livre des revenus et des dépenses associés à un projet ou un programme d’activités, sur une période donnée, nommée exercice financier. Un exercice financier peut correspondre à une année civile (janvier à décembre) ou à une saison culturelle (juillet à juin), par exemple.
Les exercices financiers sont en continuité, puisque les surplus ou les pertes seront reportés d’un exercice à l’autre. Il est donc important de s’assurer de l’équilibre entre les exercices financiers, c’est-à-dire de réinvestir les profits d’une année à l’autre, et de veiller à éponger les déficits. Accumuler les déficits mène à la faillite!
Mode d’emploi : tenir sa comptabilité
Pour faciliter la tenue de la comptabilité et le contrôle budgétaire, il est judicieux d’ouvrir un compte en banque associé à votre projet ou compagnie, afin de distinguer vos dépenses personnelles et professionnelles. Par la suite, gardez les pièces justificatives pour toutes les entrées et sorties de fonds : lettres de subvention, reçus de versement, contrats de diffusion, factures, contrats d’embauche, etc.
Tenir sa comptabilité consiste essentiellement à départir les revenus et les dépenses selon les catégories auxquelles ils appartiennent. Pour faciliter votre travail, codifiez les pièces selon une charte comptable, que vous aurez établie au préalable. Classez-les ensuite par ordre chronologique et par projet.
La prochaine étape est de compiler toutes ces données dans un journal de caisse, puis de les valider à l’aide du relevé bancaire. C’est ce qu’on appelle la conciliation bancaire. Le journal de caisse peut être tenu manuellement – dans un cahier ou un chiffrier électronique – ou dans un logiciel de comptabilité spécialisé. Un logiciel permet de produire facilement différents rapports – par projet, annuel, de taxes, états financiers, etc. – utiles au gestionnaire.
De plus, un organisme à but non lucratif est tenu de produire des états financiers annuels à la fin de son exercice, afin de rendre des comptes à ses subventionneurs et à son conseil d’administration. N’oubliez pas que les organismes subventionnés gèrent des fonds publics. La vérification comptable permet de démontrer que leurs pratiques de gestion financière sont saines et conformes. Enfin, toutes les entreprises doivent obligatoirement produire, dans les six mois suivant la fin de leur exercice financier, une déclaration de revenus auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec.
Il est possible de faire appel à un comptable de façon régulière pour faire la saisie des données comptables. D’autres peuvent choisir de compiler les données eux-mêmes. Si vous choisissez cette méthode, pensez suivre une formation ou un coaching sur le sujet, afin de vous créer des outils de comptabilité efficaces et faciles d’utilisation. Plusieurs organismes de services offrent de l’accompagnement pour vous aider à démarrer. N’hésitez pas à les contacter.
TRUCS ET ASTUCES
- Révisez régulièrement votre budget selon les données réelles pour ajuster vos prévisions de revenus et de dépenses.
- Gardez les pièces justificatives pour toutes les entrées et sorties de fonds.
- Codifiez les pièces selon la charte et classez-les par ordre chronologique et par projet.
- Vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même, avec l’aide de bons outils de gestion. Pensez à suivre une formation sur le sujet pour améliorer vos connaissances et vos compétences.
- Contactez des professionnels pour toutes questions concernant la comptabilité et la fiscalité.
